Cách viết email tiếng anh trong công việc

Có nhiều lý do để các bạn phải viết một thư điện tử bằng giờ anh. Có thể là một e-mail xin việc, hay dễ dàng và đơn giản là bạn đang cần tương tác với đối tác, người tiêu dùng ngước ngoài. Một email rất cần được thể hiện tại sự siêng nghiệp, lịch sự và trang nhã và cũng thể hiện không thiếu thốn nội dung đề nghị truyền đạt. Nếu khách hàng vẫn chưa biết cách viết e-mail bằng giờ đồng hồ anh thì hoàn toàn có thể tham khảo bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Cách viết email tiếng anh trong công việc


Cấu trúc của một thư điện tử thông thường

1. Phần chào hỏi

Phần Greeting là phần khởi đầu của một email bất kì. Với từng đối tượng người dùng khác nhau sẽ sở hữu những cấu tạo chào hỏi tương đương.

1.1. Mối quan hệ lịch sự, trang trọng

→ thực hiện cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Vào đó:

Dear Mr / Mrs + tên fan nhận Dear Sir / Madam 1.2. Mối quan hệ thân mật

→ áp dụng cấu trúc: Hi + tên


E.g. Hi Tom

1.3. Nội dung đa phần làm quen, xin gặp mặt

Trong trường đúng theo này, chúng ta cũng có thể sử dụng cả hai mẫu câu như sau:

To whom it may concernDear Sir / Madam

2. Phần mở đầu

Trong phần Opening bình luận này, chủ yếu là những thắc mắc kiểu hỏi thăm tình trạng sức khỏe, tình hình hiện tại của người nhận thư. Nội dung phần này sẽ vấn đáp cho 2 câu hỏi:

How are you?How are things?2.1. Dạng thư hồi đáp

Nếu là một trong bức thư hồi đáp thì chúng ta có thể chọn mở màn bức thư bằng phương pháp sử dụng từ bỏ “thanks”. Tiếp đến sẽ liên tiếp vào vấn đề.

2.2. Phân trần sự đon đả của người đọc về doanh nghiệp chúng ta

Trường đúng theo này bạn có thể dùng chủng loại câu sau:

E.g. Thank you for contacting XYZ Company

(Cảm ơn các bạn đã liên hệ với công ty XYZ)

2.3. Đối với đối tượng người tiêu dùng trả lời email của người tiêu dùng trước đó

Có thể thực hiện 2 mẫu mã câu sau:

Thank you for your prompt replyThank for getting back lớn me

→ Cảm ơn các bạn vì vẫn hồi đáp

Sử dụng đa số mẫu câu như 3 phần trên đang giúp cho những người đọc cảm thấy thoải mái và được tôn trọng do thái độ lịch lãm được truyền tải.

2.4. Email chưa phải dạng hồi đáp

Nếu email của người tiêu dùng không cần dạng hồi đáp email nào đó, cách thanh lịch để mở đầu chính là bằng một lời chúc.

I hope you are doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)I hope you have a nice weekend. (Tôi hy vọng bạn có kỳ nghỉ vào buổi tối cuối tuần vui vẻ)

3. Ra mắt

Ở phần trình làng tổng quát tháo này, các bạn cần trình diễn rõ lý do viết email. Tất cả nhiều phương pháp để trình bày một lý do, mặc dù nhiên nên lựa chọn những văn phong tương xứng với từng đối tượng người dùng nhận được email của bạn và ghi lưu giữ một vài ba điểm như sau:

3.1. Không viết tắt I’m

Trong văn phong long trọng không nên thực hiện từ viết tắt I’m. Bạn nên viết rõ ràng ra là I am để phân bua thái độ định kỳ sự.

→ Cấu trúc: I am writing to lớn + verb…

E.g. I am writing to ask for the information about the English courses.

3.2. Dùng câu hỏi trực tiếp, gián tiếp cho mối quan hệ thân thiết

Chỉ phải dùng câu loại gián tiếp trực tiếp trong trường hợp fan nhận mail có quan hệ thân thiết. Chẳng hạn:

E.g. I am writing to lớn clarify some points of the contract.

3.3. Một trong những cách viết vắt thế

Một số kết cấu thường dùng khác như:

I am writing to + complainI am writing lớn + explainI am writing to lớn + confirmI am writing to lớn + apologize

Ngoài ra, để đa dạng mẫu mã được cách viết thư chúng ta đọc hoàn toàn có thể sử dụng một số phép sửa chữa như sau:

Dùng I would lượt thích to… thay thế sửa chữa cho I am writing toCó thể dùng I just want to cho trường phù hợp không trang trọng

Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là điều cần thiết. Phần chứa không không ít nội dung chân thành và ý nghĩa cần được tinh gọn. Ngoài ra, hãy chú trọng vào cấu trúc ngữ pháp, các vấn đề chính được diễn tả sẽ đánh giá nội dung của toàn bức thư.

4. Nội dung bao gồm

4.1. Nội dung chính mang tính chất bi quan

Trong ngôi trường hợp bạn đề nghị các vấn đề tế nhị như từ chối đề nghị, thông báo thôi bài toán hay sự cụ nào đó. Rất có thể dùng những mẫu câu sau đâu:

We regret to lớn inform you …It is with great sadness that we …After careful consideration we have decided …I am writing in reply to lớn your letter of 4 September regarding your outstanding invoice …4.2. Nội dung mang tính chất nhắc lại nhằm trao đổi

Khi bạn viết email nhằm mục tiêu mục đích nhắc lại hoặc trao đổi các vấn đề trước đó, hãy dùng một số mẫu câu như sau:

As you started in your letter, …Regarding … / Concerning … / With regards lớn …As you told me, ….As you mentioned in the previous one …As I know what you wrote me…4.3. Nội dung new hoàn toàn

Không y hệt như 2 trường phù hợp trên, chúng ta cũng có thể dùng đầy đủ mẫu câu thanh lịch để hỏi về một vụ việc nào đó. Việc hỏi yêu cầu phải thanh lịch và mang tính mở rộng câu chuyện.

I would be grateful ifI wonder if you couldCould you please …? Could you tell me something about …?I would particularly lượt thích to know …I would be interested in having more details about …Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?I would lượt thích to ask your help …

5. Hoàn thành email

Để xong email, bạn cũng có thể sử dụng một vài hình dáng câu như sau:

1. Let me know if you need anymore information. 

→ Hãy mang đến tôi biết trường hợp anh cần them thông tin

2. Please get back to lớn me as soon as possible.

→ Hãy trả lời email mau chóng nhất có thể nhé.

3. I look forward lớn hearing from you soon.

→ Tôi rất mong mỏi sớm nghe tin từ bạn.

4. Feel free to tương tác me if you need further information.

→ Đừng ngại liên hệ với tôi ví như anh buộc phải thêm thông tin nhé

5. I would be grateful if you could attend lớn this matter as soon as possible.

→ Tôi sẽ khá cảm ơn ví như ông/bà có thể giải quyết sự việc này càng cấp tốc càng tốt.

6. If you would lượt thích any further information, please don’t hesitate to contact me.

→ nếu ông/bà nên thêm tin tức gì, xin cứ liên hệ với tôi.

7. I look forward to…

→ Tôi khôn xiết trông đợi…

8. Please respond at your earliest convenience.

→ Xin hãy phúc đáp ngay khi những ngài có thể

Trong trường hòa hợp bạn bước đầu bằng các kiểu câu như:

Dear MrDear MrsDear MissDear Ms

thì bạn nên chấm dứt thư bởi cụm sau:

Yours sincerelyYours faithfully

Ngoài ra, bạn có thể dùng cụm từ “Please vị not hesitate to liên hệ me…”

→ Để sửa chữa cho “Feel free to tương tác me…”

6. Cam kết tên

Thay vày một lá thư bình thường ở Việt Nam, họ thường áp dụng chữ ký. Thì trong email, bạn cũng có thể dùng TÊN kèm theo những dòng chữ:

6.1. Giả dụ thư trang trọngBest regardsWarm regards6.2. Trường hợp thư không trang trọngBestBest wishesRegardsTake careBye

Các bước để sở hữu một email chuyên nghiệp

Bước 1: xác định tính trang trọng của email

Mẫu thư trang trọng hay không trang trọng có khá nhiều sự khác hoàn toàn từ cách bố trí từ ngữ cho tới cách trình bày. Thường thì email trọng thể sử dụng trong số trường hợp: khám phá thông tin về vấn đề, xin việc, đk học hoặc góp ý.

Đối với những mẫu email cá nhân thì buộc phải viết một biện pháp thoải mái, ko trang trọng. Chủ yếu sử dụng cho mái ấm gia đình hoặc chúng ta bè.

Bước 2: Xác định cấu tạo của email

Cấu trúc quyết định đến văn bản và ý mà bạn có nhu cầu diễn đạt cho tất cả những người đọc. Một e-mail thông thường bao gồm các phần theo vật dụng tự như sau:

Lưu ý:

Trong quá trình gửi email bạn đề xuất đặt tiêu đề trước lúc gửi. Yêu mong của tiêu đề là ngắn gọn, nêu rõ được nội dung trung tâm của toàn bức thư hoặc vấn đề cần giải quyết. Ko sử dụng những tiêu đề dài, mơ hồ hoặc nêu quá nhiều chủ đề trong và một lúc. Title email rất cần phải phản ánh được nấc độ quan trọng tới người nhận.

Xem thêm:

Những mẫu câu viết thư điện tử quen thuộc

1. Mẫu câu trình bày nguyên nhân viết email

Phần trình bày vì sao được đưa ra sau những câu xin chào hỏi thông thường ở trong phần đầu tiên. Bạn có thể một số mẫu câu quen thuộc như sau:

I am writing to you regarding… / in connection with…

→ Tôi viết thư điện tử này để contact về vấn đề

Further to…/ With reference to…

→ tương quan đến việc…

I am writing lớn you on behalf of…

→ Tôi gắng mặt…viết e-mail này để…

Might I take a moment of your time to…

→ Xin ông / bà / công ty được cho phép tôi…

Trong các cách viết bên trên thì phương pháp viết sau cuối trang trọng nhất. Thường sử dụng trong các bước và là đầu tiên tiên contact với đối tác bất kỳ.

2. Mẫu câu yêu cầu, đề nghị

Yêu cầu, kiến nghị là những mẫu câu thông dụng nhất. Mẫu mã câu này rất cần phải lịch sự, ngắn gọn, chuyên nghiệp và đặc biệt hơn cả là phải cụ thể giúp fan đọc né nhầm lẫn với những vấn đề khác. Tất cả 4 chủng loại câu yêu thương cầu, ý kiến đề xuất thông dụng trong tiếng anh như sau:

I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

→ Tôi khôn xiết cảm kích ví như ông / bà / công ty có thể cung cấp cho thêm thông tin cụ thể về…

Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

→ Xin ông / bà / doanh nghiệp vui lòng…

We are interested in…and we would like to…

→ chúng tôi rất thân mật đến… cùng muốn…

We carefully consider…and it is our intention to…

→ công ty chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và ước muốn được…

3. Chủng loại câu xin lỗi tín đồ nhận email

Trong quy trình kinh doanh, hợp tác ký kết rất khó khăn tránh khỏi các sai sót ngoài ý muốn. Để giới thiệu lời xin lỗi chân thành, thanh lịch trong email, chúng ta cũng có thể dùng các mẫu câu như sau:

We regret / are sorry to inform you that…

→ chúng tôi rất nhớ tiếc phải thông tin với các bạn rằng…

Please accept our sincere apologies for…

→ Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi thực tình về…

We truly understand & apologize for…you are given due to…

→ công ty chúng tôi hoàn toàn hiểu cùng xin lỗi về những phiền phức đã gây ra cho người tiêu dùng do…

4. Đề cập mang lại tài liệu đính kèm

Gửi tài liệu đi kèm theo email là trong số những yếu tố cần yếu thiếu. Tuy vậy một e-mail quá dài và không nói nhở sẽ gây ra ra trường hợp người dấn không suy nghĩ và vứt sót. Để kể nhở fan nhận, bạn có thể sử dụng một trong những mẫu câu như sau:

Please find attached…

→ Xin để ý đến….đã được đính kèm trong email.

Attached you will find…

→ bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong e-mail này.

I am sending you…as an attachment.

→ Tôi sẽ đính kèm…

Can you please sign and return the attached contract by next Friday?

→ Xin vui mừng ký và gửi lại phiên bản hợp đồng kèm theo trước thiết bị 6 tuần sau.

5. Chủng loại câu hoàn thành email

Email thương mại dịch vụ không bắt buộc được kết thúc quá đối chọi giản. Thay vào đó, chúng ta cũng có thể sử dụng phần nhiều mẫu câu giữ liên lạc đến khoảng thời hạn tiếp theo đối với người nhận bằng những mẫu mã câu bên dưới đây:

Should you need any further information, please vì not hesitate to liên hệ me.

→ nếu có ngẫu nhiên vấn đề gì, xin chớ ngần ngại liên hệ với tôi.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel không tính phí to tương tác us if we can be of further assistance.

→ Tôi hy vọng email này vẫn giải đáp vướng mắc của bạn. Nếu công ty chúng tôi có thể hỗ trợ gì thêm, xin hãy liên hệ.

Please reply once you have the chance to…

→ Xin hãy phúc âm ngay khi chúng ta đã…

We appreciate your help in this matter & look forward khổng lồ hearing from you soon.

→ cửa hàng chúng tôi đánh giá chỉ cao sự góp đỡ của người tiêu dùng trong vụ việc này và ước muốn được nghe từ các bạn sớm.

Cách viết e-mail bằng giờ đồng hồ anh vào công việc

Trong công việc, nhiều phần các thư điện tử đều được sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không sử dụng cách viết tắt hoặc giờ lóng trong giờ đồng hồ anh.

1. Phần mở đầu

Chào hỏi, xưng hô với những người nhận bằng các mẫu câu:

1.1. Dear Mr. A / Mrs. A / Miss A

Nếu tín đồ nhận email là phụ nữ thì áp dụng Mrs dành cho phụ nữ đã kết hôn. Thực hiện Miss cho những đàn bà chưa lập gia đình. Nếu khách hàng không chắc chắn về tình trạng hôn nhân gia đình của bạn nhận email, hoàn toàn có thể sử dụng vẻ bên ngoài câu sau.

1.2. Dear Sir/ Dear Madam

Cần để ý thêm một vấn đề trong mở đầu, fan nhận thư là người nước ngoài, các bạn hãy xưng họ với Last Name.

E.g. chẳng hạn người thừa nhận thư mang tên đầy đầy đủ John Doe. Hãy xưng hô là: Dear Mr.Doe.

Trong ngôi trường hợp fan nhận là người việt Nam, bạn có thể sử dụng Dear + tên riêng, thương hiệu đầy đủ, họ cùng tên.

E.g. Dear Mrs. Vu Thanh Binh

2. Phần ngôn từ chính

Phần nội dung chủ yếu giúp hiểu rõ vấn đề của email. Hơn 90% thông tin đặc biệt sẽ phía bên trong phần này. Vị đó, các bạn cần chăm chú đến cấu trúc, biện pháp lập luận và ngôn từ sử dụng.

Trường hợp vấn đáp email của một ai đó

Nếu có khách hàng hỏi về các thành phầm mà công ty bạn đang kinh doanh, bạn có thể ghi ngắn gọn như sau:

E.g Thanks for contacting Meta Media

Nếu doanh nghiệp tuyển dụng nhờ cất hộ email xác thực những tin tức mà bạn đã gởi trước đó, bạn có thể viết như sau:

E.g. I am very happy to lớn receive your email.

Với việc bạn nói “Rất vui khi cảm nhận email” sẽ giúp cho tất cả những người đọc cảm xúc được tôn trọng với đối xử kế hoạch sự. Điều này sẽ có tính năng đối cùng với những email quan trọng.

Trường đúng theo bạn chủ động viết email

Trường hợp mà lại bạn dữ thế chủ động viết thư điện tử cho một ai đó, trước khi thông tin đến fan đọc nội dung chúng ta cũng có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

I am writing to lớn make a khách sạn reservation to ….

→ Tôi đã viết nhằm đặt phòng tiếp khách sạn mang lại …

I am writing with regard khổng lồ your registration of ….

→ Tôi viết thư tương quan đến đăng ký của người tiêu dùng về …

With reference khổng lồ our telephone conversation ….

→ tương quan đến cuộc trao đổi điện thoại thông minh của họ …

Sau khi bắt đầu bằng những kiểu câu như trên, tiếp đến sẽ là phần nội dung thiết yếu của email. Fan nhận email luôn luôn mong ước ao đọc qua ngôn từ một cách mau lẹ nên hãy viết thiệt ngắn gọn, rõ ràng, để ý đến ngữ pháp, chính tả và những dấu câu. Dưới đó là các trường hợp thịnh hành trong thực tế mà chúng ta cũng có thể áp dụng.

2.1. Thư điện tử yêu cầu hoặc hỏi thông tin

Với ngôn từ này, bạn có thể bắt đầu bằng những kiểu câu như:

Could you please let me know…?

→ chúng ta có thể cho tôi biết

I would appreciate it if you could please send me ….

→ Tôi sẽ rất vui lòng nếu khách hàng gửi tôi

Please let me know…

→ làm cho ơn hãy đến tôi biết

2.2. E-mail đề nghị giúp đỡ / đề nghị hỗ trợ thông tin

We are happy to lớn let you know that …

→ công ty chúng tôi rất vui vẻ thông báo đến chúng ta rằng …

We are willing to …

→ cửa hàng chúng tôi sẵn lòng …

Should you need any further information, please to contact …

→ nếu như bạn cần thêm bất cứ thông tin gì, vui lòng contact …

We regret khổng lồ inform you that …

→ shop chúng tôi rất tiếc nuối phải thông tin với chúng ta rằng …

2.3. Email nội dung phàn nàn

I am writing khổng lồ expres my dissatisfaction with …

→ Viết viết thư này để giãi bày sự không ưng ý về …

We regret to inform you that …

→ shop chúng tôi rất nuối tiếc phải thông báo đến các bạn rằng …

I am interested to hear …

→ Tôi đang rất lưu ý đến thông tin về …

2.4. Email với nội dung xin lỗi

We would lượt thích to apologize for …

→ cửa hàng chúng tôi muốn gửi nhu muốn lỗi về …

Please accept our dearest apologies for …

→ có tác dụng ơn chấp nhận lời xin lỗi của shop chúng tôi cho …

I am afraid I will not be able to …

→ Tôi e rằng tôi quan yếu …

2.5. Email với nội dung thông báo có đi kèm tệp

*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*

Kết luận

Giao tiếp giờ anh sử dụng trong công việc cần sự chỉnh chu độc nhất định, nhất là email. Qua nội dung bài viết này, mong rằng chúng ta đọc hoàn toàn có thể xác định được một mẫu mã email rất cần được có phần đa nội dung gì và giải pháp viết ra sao. Kỹ năng viết email bằng giờ anh nói riêng với viết thư điện tử nói chung là 1 kỹ năng đặc biệt quan trọng cần được trau dồi theo thời gian.